وتستقبل الأمانة الوثائق الداعمة لطلبات التملك مثل الأحكام والقرارات والصكوك الصادرة من المحاكم وكتابات العدل المثبتـة لوضع اليد على العقار دون إثبات الملك، بما فـي ذلك صكوك المبايعات، وصكوك إثبات الأنقاض، وصكوك الخصومة، وصكوك الصلح، وصكوك إثبات الاختصاص، والاستيطان، وصكوك المجاورين، وصكوك الملكية المؤقتة، وأوامر المنح والإقطاع الصادرة من المقام السامي، والقرارات والإشعارات والتراخيص والعقود الصادرة من الجهات الحكومية، بما في ذلك القرارات الزراعية، وإشعارات إيصال الخدمات، والتراخيص البلدية، ووثائق خرص الزكاة، وجمعها وصورة للهوية الوطنية للمتقدم.
وتمر الطلبات التي تقدم عبر المنصة بأربع مراحل، حسب ما أعلنته الأمانة في وقت سابق، بحيث تبدأ المرحلة الأولى في إدارة الفحص والتدقيق التي تتولى الفرز الأولي للطلبات الواردة من حيث اكتمال المستندات والوثائق المقدمة مثل الرفع المساحي والهوية الوطنية، وفي حال وجود ملاحظة يتم التواصل مع مقدم الطلب. والمرحلة الثانية في إدارة الدراسات الشرعية التي تبدأ بدراسة الوثائق ومستندات التملك وصكوك الاستحكام المراد إجراء التعديل الشكلي والتكميلي عليها وإبداء الرأي الشرعي والنظامي حيالها. والمرحلة الثالثة تكون في إدارة الدراسات الفنية التي تتولى تحليل المصورات الجوية وتدقيق الرفوعات المساحية وتحديد مدى تداخل الموقع مع المواقع التي لا يجوز اكتساب الملكية بها ودراسة وتحديد المواقع المتعارضة مع المخططات التنظيمية من عدمها وإعداد التقارير الفنية اللازمة، حيث تتواصل الإدارة مع 13 جهة حكومية لاستكمال البيانات وتخفيف العبء على المواطنين لمراجعة تلك الجهات. والمرحلة الرابعة هي إدارة اللجان التي تتولى جدولة وفرز الطلبات وإحالتها إلى اللجان المختصة في مناطق المملكة البالغة 17 لجنة وتستعرض التوصيات المناسبة حيال الطلبات المقدمة.